Workflow-Automatisierung für Dokumentenfreigaben

Die Workflow-Engine von LogicalDOC führt Dokumente durch Prüf- und Freigabeschritte, die Sie selbst festlegen: wer prüft, was bei einer Ablehnung passiert, wann Prüfer erinnert werden und wo das freigegebene Dokument landet. Jedes Ereignis wird im Workflow-Verlauf protokolliert.

Der Workflow ist in LogicalDOC Enterprise und LogicalDOC Cloud verfügbar.

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So läuft ein Freigabe-Workflow in LogicalDOC ab

Unten sehen Sie einen typischen Prozess zur Vertragsfreigabe, erstellt im webbasierten Workflow-Designer. Dasselbe Schema eignet sich für Rechnungen, Bestellungen, Qualitätsverfahren, technische Zeichnungen und Personaldokumente.

 

Automatisierungsbeispiel: Was passiert, wenn ein Vertrag freigegeben wird

 

Erreicht der Workflow den Endstatus Approved, führt LogicalDOC das zugehörige Skript aus. Skripte werden in Apache Velocity geschrieben und können Werkzeuge wie DocTool und MailTool nutzen. Für jedes Dokument im Workflow erledigt dieses Skript Folgendes:

1. es protokolliert die Freigabe im Anwendungslog;
2. es verschiebt den Vertrag in den Ordner /Contracts/Approved;
3. es sendet den freigegebenen Vertrag per E-Mail an das Vertragsteam.

In dieser Form sendet das Skript eine E-Mail pro Dokument. Mit einer kleinen Änderung an der Schleife gehen alle Dokumente in einer einzigen Nachricht hinaus.

Das Skript

## Contract Approval Workflow
## Automation executed when a contract is approved.
##
## Actions:
## 1. Log the approval.
## 2. Move the contract to the Approved folder.
## 3. Email the approved contract to the Contracts team.

#set($recipient = "contracts@example.com")
#set($subject = "Contract Approved - LogicalDOC")
#set($message = "Hello,<br/><br/>A contract has been approved through the LogicalDOC workflow.<br/><br/>Please find the approved document attached.<br/><br/>Best regards,<br/>LogicalDOC Workflow Automation")

#foreach($doc in $documents)

  ## Log the approved contract
  $log.info("Contract approved - Document: $doc.title (ID: $doc.id)")

  ## Move the contract to the Approved folder
  $DocTool.move($doc, '/Default/Contracts/Approved', '_system')

  ## Send the approved contract by email
  $MailTool.sendDocument($doc, null, $recipient, $subject, $message)

#end

Interaktive Demo testen: Freigaben und Anmerkungen im Workflow

Klicken Sie sich in Ihrem eigenen Tempo und ohne Registrierung durch eine vollständige Freigabe in LogicalDOC: von der Auswahl des Workflows über die Freigabe des Dokuments bis zu den Anmerkungen für spätere Leser.

Das Video zur Demo ansehen

Lieber ein Video? Dieselbe Freigabe in 4 Minuten, mit einem Kapitel für jede Phase. Das Video ist auf Englisch.

Der Workflow in Aktion

 

Workflow-Designer. Der oben beschriebene Prozess zur Vertragsfreigabe, wie er im Designer aussieht: Aufgaben, benannte Transitionen und die Schleife, die abgelehnte Verträge über Revision zurückführt.

 

Workflow starten. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus, klicken Sie auf Start workflow und wählen Sie den Prozess. Sie können der Instanz auch einen Tag und eine Farbe geben.

 

Kandidaten einer Aufgabe. Die Aufgabe Reviewer assignment geht an die gesamte Gruppe Legal: Jedes Mitglied wird benachrichtigt, und wer sie zuerst übernimmt, führt die Prüfung durch.

 

Pflichtnotiz. Die Aufgabe Rejection geht an den Initiator zurück, und Require note at completion stellt sicher, dass die Gründe schriftlich festgehalten werden, bevor der Prozess weiterläuft.

 

Fälligkeit und Erinnerungen. Ein Tag für die Prüfung, danach eine Erinnerung alle zwei Stunden. Ein optionales Skript kann starten, sobald die Aufgabe überfällig ist.

 

Workflow-Verlauf. Jedes Ereignis der Instanz wird mit Aufgabe, Datum, Uhrzeit und Benutzer protokolliert, und die Liste lässt sich exportieren oder drucken.

Workflow-Funktionen

Warum Teams Freigaben per Workflow abwickeln

Häufig gestellte Fragen

• Kann ein Workflow automatisch starten, wenn ein Dokument hinzugefügt wird?
   

  Ja. Ein Workflow-Trigger in einem Ordner verknüpft eine Dokumentvorlage mit einem Workflow: Tritt in diesem Ordner das festgelegte Ereignis ein, startet der Workflow für die passenden Dokumente. Trigger lassen sich auch auf alle Unterordner anwenden.

• Kann ich eine Aufgabe einer Gruppe statt einer einzelnen Person zuweisen?
   

  Ja. Alle Mitglieder der Gruppe werden benachrichtigt, und wer die Aufgabe zuerst übernimmt, bearbeitet sie. Prüfer können auch aus einem Benutzer-Attribut des Dokuments selbst übernommen werden.

• Können mehrere Personen dasselbe Dokument parallel freigeben?
   

  Ja. Ein Fork startet parallele Freigabeaufgaben, und ein Join wartet, bis alle abgeschlossen sind. Der Beispiel-Workflow Multi Approval zeigt einen Prozess, in dem eine einzige Ablehnung den Workflow beendet.

• Was passiert, wenn ein Dokument abgelehnt wird?
   

  Der Workflow folgt der Transition, die Sie für die Ablehnung vorgesehen haben, meist zurück zum Autor mit einer Überarbeitungsaufgabe. Sie können eine Notiz vor dem Abschluss der Aufgabe verpflichtend machen, und die überarbeitete Datei wird als neue Version gespeichert.

• Muss ich programmieren können, um einen Workflow zu erstellen?
   

  Nein. Workflows werden im grafischen Designer gezeichnet. Automatisierungs- und Validierungsskripte sind optional, etwa um Dokumente zu verschieben oder vor dem Abschluss einer Aufgabe eine Bedingung zu prüfen.

• Ist der Workflow in der Community Edition verfügbar?
   

  Nein. Der Workflow ist Teil von LogicalDOC Enterprise und LogicalDOC Cloud.