Sind Sie von der Idee eines Büros ohne Papier fasziniert?

Mit LogicalDOC-Dokumentmanagement können Papierdokumente durch ihr elektronisches Gegenpart ersetzt werden, um damit für Ihr Unternehmen durch effizienteres Management, einen effektiveren Datenschutz, verbesserte Zusammenarbeit und Rationalisierung der Operationen einen Marktvorteil zu erzielen

Dokumentmanagementsysteme, auch bekannt als Content-Managementsysteme, bieten üblicherweise Speicher, Versionisierung, Metadaten, Sicherheit, sowie Möglichkeiten zum Indizieren und zur Wiederherstellung.

Unser Konzept bietet effektive Lösungen für alle Arten von Unternehmen, da es Sie auf verschiedene Arten unterstützen kann:

Erhöhte Datensicherheit. Das DMS kann sicherstellen, dass die Zugangskontrolle und der vertrauliche Zugang zu Ihren Firmendaten unter Ihrer Leitung bleiben. Das wird ermöglicht, indem der Zugang einer jeden Person zu jedem möglichen Dokument aufgezeichnet wird. Gespeicherte Dateien und E-Mails können zum besseren Datenschutz noch verschlüsselt werden. Da Sie kein Kapital brauchen, um ein Lagerhaus oder ein kleines Büro zur physischen Aufbewahrung der nicht mehr benötigten Papieraufzeichnungen aufzustellen, sparen Sie auch Platz.

Sie sparen Kosten von der Archivierung bis zur Verteilung. Daten digital zu speichern oder auf dem gleichen Weg darauf zuzugreifen ist deutlich günstiger, als das mit Papier zu machen, ein Dokument zu faxen ist teurer, wohingegen das Verschicken von E-Mails günstig ist.

Die Zugangslevels können angepasst werden, indem Daten auf eine bestimmte Gruppe von Usern begrenzt werden, und ebenso können auch wie in Papierform alle User Daten digital austauschen.

Ein Dokumentmanagementsystem verbessert die Mitarbeiterpolitik, da damit für jeden Mitarbeiter Zustimmungsprozesse durchgeführt werden können, die so strikt sein können, wie Sie wollen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Geschäftstätigkeiten konsequent weiterlaufen.

Mithilfe von DMS werden die SoX-(Sarbanes Oxley) and HIPPA(Health Insurance Portability and Accountability)-Regelungen eingehalten.

Auswahl des richtigen DMS

Es sind viele verschiedene Dokumentmanagementsysteme auf dem Markt, jedes mit seinen eigenen Charakteristika und Eigenarten. Einige Systeme sind definitiv komplex und teuer, während andere simpler, günstiger und besser für kleinere Unternehmen geeignet sind. Gleichzeitig müssen Sie auf die Leistungs- und Hardwareanforderungen achten. Tatsächlich kann eine Software ästhetisch schön anzusehen sein, im Hinblick auf die Leistungsanforderungen aber katastrophal sein, oder ein hohes Hardwareniveau erfordern. Das kann die Gesamtkosten der Solution in die Höhe treiben.

Datenwiederherstellung und Dokumentschutz

Dokumentmanagementsysteme können dabei helfen, Ihre Daten zu schützen, indem sie mehrere Schutzschichten um Ihre sensiblen Dokumente errichten und Wiederherstellungsfunktionen bieten, die von dem gewählten Package und den Optionen abhängen. Einige der verfügbaren Sicherheitsoptionen sind Verschlüsselung, Buchungskontrollen und Passwortschutz.

Auswahl eines gehosteten, SaaS- oder Cloud-basierten Dokumentmanagements

Mit dieser Option sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit verfügbar. Normalerweise können Sie auf diese Applikationen übers Web mittels eines Standard-Browsers zugreifen. In den meisten Fällen wird der Käufer zur Miete der Software über monatliche Lizenzgebühren und eine Pay-per-user-Gebühr berechtigt.

Ansehen von Optionen von Dokumenten

Mit LogicalDOC können Sie durch ein verbessertes User Interface auf einfache Weise Zugang zu Ihren Dokumenten, Ordnern und anderen Rich Media-Inhalten erhalten.

Einige der neuen Features sind die neuen Aktionen Vorschau, Eigenschaften und Toggle. Zusätzlich sind andere Formate voll unterstützt, zum Beispiel Video- und Audio-Vorschau, die für Präsentationen oder Produkttrainings genutzt werden können.

Die interaktiven Benutzer-Interfaces machen das Verstehen für Benutzer leichter, darunter auch die Benutzung von Mobilgeräten, um auf Dokumente und Inhalte zuzugreifen.

Marketing-Materialien und neue Produkte von Zulieferern innerhalb bestimmter Orte können von einem zentralen Ort upgedatet werden, und alle Firmenmitglieder können den vollen Zugriff zu den Informationen oder auftretenden Probleme erhalten, die auf ihren Zugangsprivilegien und Sicherheitslevels basieren.

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Erstellen oder Hinzufügen von Dokumenten zu LogicalDOC

Zusätzlich zu den gescannten Dokumenten, die üblicherweise im Mail- oder Faxformat sind, gibt es einige Möglichkeiten, mit denen Dokumente zu LogicalDOC hinzugefügt. Personen können ihre Dateien mit Leichtigkeit per Drag-and-Drop in Ordner in LogicalDOC hinzufügen, und diese mit Programmen von Dritten, wie Microsoft Office, bearbeiten.

Eines der für die Benutzer wichtigsten Features ist die neue Möglichkeit, innerhalb einer bestimmten Benutzergruppe erstellte Dokumente zu sichern.

Zusätzlich ist die Sicherheit für Ordner nicht nur auf Gruppen beschränkt, einzelne User können zeitweise berechtigt werden, auf bestimmte Ordner und darin befindliche Dokumente zuzugreifen.

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