Alle Branchen wenden sich digitalen Lösungen zu und lösen sich von seit langem überholten Methoden. Bei jeder Art von Bautätigkeit ist ein Teil des Arbeitsablaufs die Dokumentenverwaltung. Dabei kann es sich um Vertragsunterlagen, Pläne, Rechnungen, Änderungen von Auftragsunterlagen usw. handeln.

Um Ihre Dokumentationsarbeit zu bewältigen, brauchen Sie Mitarbeiter, die diese Aufgabe gut beherrschen. Darüber hinaus wird zusätzlicher Platz für die Lagerung von Gegenständen, Schreibwaren, usw. und für Mitarbeiter benötigt.

Wenn Sie einen Bauleiter haben, muss dieser über effiziente Methoden zur Verwaltung der verschiedenen Arbeitsabläufe verfügen, die mit der Tätigkeit einhergehen. Häufig werden Bauleiter zu Dokumentenmanagern, was nicht unbedingt sein muss. Deshalb ist es notwendig, auf eine effiziente Lösung für die Verwaltung von Bauunterlagen umzusteigen.

Wenn Sie sich ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen zulegen möchten oder die Anschaffung in Erwägung ziehen, sollten Sie darauf achten, dass es genügend Funktionen bietet, um Ihre Dokumentenverwaltung zu vereinfachen. Aus diesem Grund sollte sie einige der wichtigsten Grundsätze befolgen, die in der Branche eine entscheidende Rolle spielen. Zu diesen Grundprinzipien gehören Sicherheit, Flexibilität und Redundanzmanagement.

Mit der cloudbasierten Verwaltung von Baudokumenten erhalten Sie nicht nur die nötige Sicherheit, sondern auch eine problemlose Zugänglichkeit, höhere Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Mit einem solchen System verbessern sich die Prozesse oder Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und Sie können Ihre Dokumentation risikolos verwalten.

Merkmale der cloudbasierten Verwaltung von Bauunterlagen

Hier sind einige herausragende Merkmale der cloudbasierten Software zur Verwaltung von Bauunterlagen:

Lokale und Cloud-Sicherung

Beim Backup von Bauunterlagen bietet Redundanz mehr Flexibilität und Sicherheit für Dokumente. Sie können Ihre Dokumente sowohl lokal als auch in einer Cloud speichern, wodurch der Zugriff auf die Dokumente einfacher und besser wird. Sie können Dokumente in Ihrem lokalen Speicher ablegen und sie von Ihrem Standort aus in die Cloud hochladen.

 

Mehrere Rollen und gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Es ist nicht notwendig, allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens den gleichen Zugang zu Dokumenten zu gewähren. Führungskräfte und Supervisor benötigen eine andere Zugangsstufe als Arbeiter und Maurergewerke, die keinen umfangreichen Zugang benötigen. Ein ausgeklügeltes, cloudbasiertes Baumanagementsystem ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Dokumente einzuschränken, mehrere Rollen einzurichten und verschiedenen Teammitgliedern je nach Bedarf variable Zugänge zum Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten zu gewähren.

 

Arbeitsablauf für die Freigabe

Nach der Erstellung des Dokuments ist die Freigabe durch die weisungsgebundenen Mitarbeiter wichtig, genauso wie bei der manuellen Erstellung von Dokumenten. Dank eines ausgeklügelten Dokumentenmanagementsystems erhalten Sie die von den weisungsgebundenen Mitarbeitern freigegebenen Dokumente. Das System sollte Teammitglieder dazu auffordern, notwendige Kommentare zum Dokument hinzuzufügen, Vorschläge zu machen und das Dokument mit einem Mausklick zu genehmigen. Die in den traditionellen Arbeitsabläufen erforderliche Wartezeit entfällt, da Sie nicht mehr darauf warten müssen, bis sich Ihre weisungsgebundenen Mitarbeiter in das Dokument einloggen, da Sie sie jetzt selbst zu dem Dokument einladen können.

 

Zwei Sicherheitslevel 

Wenn Sie Dokumente vor Ort aufbewahren, besteht das Risiko von Datendiebstahl oder -verlust.  Ein cloudbasiertes Dokumentenverwaltungssystem bietet Sicherheit für Ihre Dokumente und verhindert die Möglichkeit des Diebstahls. Obwohl die Speicherung in der Cloud eine gute Option ist, würde ein besseres Dokumentenverwaltungssystem Ihre Dokumente durch Hinzufügen einer SSL-Verschlüsselung zum Datenspeicherplatz noch besser schützen. Der Schutz Ihrer Dokumente ist wichtig!

 

Projekt-Reminder

Bei der Bearbeitung mehrerer Projekte kann man leicht den Überblick über die Fristen verlieren. Es ist wichtig, Projekte rechtzeitig abzuschließen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem mit Erinnerungsfunktion erhalten Sie laufend Benachrichtigungen über die Fertigstellungsdaten für die Projekte. Darüber hinaus ermöglicht der Projekt-Reminder die rechtzeitige Abstimmung mit anderen Teammitgliedern. Dadurch erreicht die Produktivität Ihres Teams ein optimales Level.

 

Uneingeschränkter Zugang

IIm Idealfall bietet ein cloudbasiertes Dokumentenverwaltungssystem uneingeschränkten Zugang, d. h. Sie können jederzeit und überall auf die Dokumente zugreifen. Sie können über Ihren Laptop oder Ihr mobiles Gerät auf archivierte Dokumente zugreifen, diese anzeigen und Änderungen daran vornehmen.

 

Erkennung von Bearbeitungen

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie falsche Einträge zu Dokumenten vornehmen. In solchen Situationen können Sie mit der Funktion zur Erkennung von Änderungen zur vorherigen Version zurückkehren. Falsche Informationen können gelöscht und weitere Projektdokumente erstellt werden, nachdem alle erforderlichen Änderungen vorgenommen wurden. Außerdem können Sie feststellen, welche Änderungen seit der Erstellung des Dokuments vorgenommen wurden, was Ihnen die Arbeit sehr erleichtert.

 

Datensuche mit OCR

Vielleicht suchen Sie ein Dokument und müssen es schnell finden. Das System sollte Ihnen mögliche Wege für eine schnellere Suche bieten. Funktionen wie Kennzeichnungen, die hervorragende OCR-Technologie und Suchfilter können Elemente in langen Dokumenten einfach und effizient finden. Das ist eine hervorstechende Eigenschaft!

 

Vorschau technischer Zeichnungen

Dokumente mit Plänen oder technischen Zeichnungen von Baustellen sind häufig  größeren Umfangs. Mit einem DMS können Sie Dokumente in der Vorschau anzeigen, ohne sie herunterzuladen, was Ihren Arbeitsablauf vereinfacht und verkürzt.

Dies ist alles, was Sie benötigen, um die Funktionen für das Management von Bauunterlagen kennenzulernen, und all das kann Sie bei Ihrer Unternehmenstätigkeit unterstützen. Was denken Sie darüber? Möchten Sie es gerne ausprobieren?