Gather: Die Grundlage des Dokumentenmanagements
LogicalDOC ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die die Erfassung und Organisation von Unternehmensinformationen vereinfacht. Einer der Hauptvorteile von LogicalDOC ist die effiziente Zentralisierung und Kategorisierung von Dokumenten. Mithilfe eines elektronischen Archivierungssystems können Benutzer Dokumente unterschiedlicher Art einfach hochladen, indexieren und katalogisieren. So sind sie schnell zugänglich und über Schlüsselwörter, Tags und Metadaten durchsuchbar. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die Informationssuche, sondern verbessert auch die Sicherheit und Integrität der Daten und schützt sie vor unbefugtem Zugriff und versehentlichem Verlust.
LogicalDOC vereinfacht die Dokumentenerfassung, -organisation und -sicherung auf folgende Weise:
- Massenupload: Ermöglicht das Hochladen großer Mengen von Dokumenten auf einmal, wodurch die für die Erstarchivierung benötigte Zeit erheblich reduziert wird. (Importordner erleichtern auch den Massenimport.)
- Automatische Indizierung: Weist hochgeladenen Dokumenten automatisch Metadaten und Tags zu, sodass sie in Zukunft leichter kategorisiert und durchsucht werden können. ( Mehrsprachige Volltextindizierung, zonale OCR, Barcode-Erkennung, zonaler Barcode)
- Erweiterte Suche: Ermöglicht Ihnen das schnelle Auffinden von Dokumenten mithilfe von Schlüsselwörtern, Tags, Filtern und Booleschen Operatoren und verbessert so die Effizienz der Informationsbeschaffung. (Dokumentensuche)
- Metadatenverwaltung: Ermöglicht Ihnen die Anpassung und Verwaltung von Metadaten für jeden Dokumenttyp und verbessert so die Organisation und Verfügbarkeit. (Metadaten und Vorlagen, benutzerdefinierte Kennung)
- Zugriffskontrolle: Bietet differenzierte Sicherheitsstufen zum Schutz vertraulicher Dokumente und legt fest, wer jedes Dokument anzeigen, ändern oder löschen kann.
- OCR (Optische Zeichenerkennung): Wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbaren Text um und verbessert so die Zugänglichkeit von Informationen. (OCR – Optische Zeichenerkennung, Scannen in LogicalDOC, Kofax – Metadatenextraktion)
- E-Mail-Import: Ermöglicht Ihnen die automatische Archivierung von E-Mails und deren Anhängen in Ihrem Dokumentenmanagement-System. (Import aus E-Mail-Postfächern , Microsoft Outlook Add-In )
- Langzeitarchivierung: Unterstützt die gesetzeskonforme Archivierung und gewährleistet eine sichere Dokumentenspeicherung über längere Zeiträume. (Aufbewahrungsrichtlinien, Import-/Exportarchive)
- Unterstützung mehrerer Formate: Verarbeitet verschiedene Dateiformate, darunter PDF, Word, Excel, CAD, DICOM-Bilder und Videos.
- Hierarchische Kategorisierung: Ermöglicht Ihnen, Dokumente für eine intuitive Navigation in hierarchischen Strukturen zu organisieren.
- Automatische Sicherung: Führt regelmäßige Sicherungen von Dokumenten durch, um deren Sicherheit und Integrität zu gewährleisten. (Sicherung)
- Datenmigration: Erleichtert die Migration von Dokumenten aus anderen Dokumentenverwaltungssystemen zu LogicalDOC (Ordner importieren, Synchronisierung, Webdienst-APIs).
- Intuitive Benutzeroberfläche: Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Bedienung des Systems auch für Laien einfach macht. (Webbasierte Schnittstelle)
- Rollenbasierte Berechtigungsverwaltung: Ermöglicht Ihnen die Zuweisung spezifischer Berechtigungen basierend auf Rollen innerhalb Ihrer Organisation.
Teilen: Teamarbeit erleichtern
Ein weiteres wichtiges Merkmal von LogicalDOC ist die Förderung der Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern einer Organisation. Die Plattform bietet integrierte Tools zur Dokumentversionierung (Check-in & Check-out), mit denen Sie Änderungen verschiedener Benutzer verfolgen und verwalten können. So wird sichergestellt, dass jeder an der aktuellsten Version eines Dokuments arbeitet, was Verwirrung vermeidet und die Konsistenz verbessert. Darüber hinaus unterstützt LogicalDOC den internen und externen Dokumentenaustausch und ermöglicht so die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden. Die Kommentar- und Anmerkungsfunktionen ermöglichen sofortiges und konstruktives Feedback und gestalten den Workflow dynamischer und effizienter.
Verbessern Sie die Teamarbeit mit:
- Automatische Versionierung: Verfolgt Dokumentänderungen und führt ein Protokoll früherer Versionen, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können. (Versionskontrolle, Vergleich)
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Ermöglicht mehreren Benutzern, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten, wodurch die Überprüfungs- und Genehmigungszeiten verkürzt werden. (Online-Bearbeitung / Google Drive, OnlyOffice, Zoho Docs)
- Sicheres Teilen: Ermöglicht das Teilen von Dokumenten mit internen und externen Benutzern mit kontrollierten Berechtigungen und stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die Informationen zugreifen können. (als E-Mail senden oder Ticket herunterladen, Syndikation, Tickets anzeigen, Citrix ShareFile)
- Kommentare und Anmerkungen: Bietet Tools zum direkten Hinzufügen von Notizen und Kommentaren zu Dokumenten, um Feedback und die Kommunikation zwischen Teams zu erleichtern. (Anmerkungen)
- Benachrichtigungen: Senden Sie automatische Benachrichtigungen über Aktualisierungen und Änderungen an freigegebenen Dokumenten, sodass alle Benutzer in Echtzeit informiert sind. (Event-Abonnement)
- Benutzerdefinierte Workflows: Ermöglicht Ihnen die Erstellung benutzerdefinierter Workflows zur Verwaltung von Dokumentengenehmigungs- und Überprüfungsprozessen. (Workflow , Benutzerdefinierte Aktionen, Lesebestätigung, DocuSign)
- Integration mit Kommunikationstools: Integriert sich mit E-Mail, Chat und anderen Kommunikationstools, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
- Fernzugriff: Bietet Zugriff auf Dokumente von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät und erleichtert so die Fernarbeit. (Mobile Weboberfläche, Synchronisierung) Hinweis: Es sind auch native iOS- und Android- Apps verfügbar.
- Gemeinsam genutzte Kalender: Ermöglicht die Planung und Verwaltung von Dokumentfristen. (Kalender , Google Kalender )
- Aufgabenverwaltung: Ermöglicht Ihnen, dokumentbezogene Aufgaben zuzuweisen und zu verfolgen. (Workflow, Aufgabenmanager)
- Aktivitätsverlauf: Verfolgen Sie alle an Dokumenten durchgeführten Aktivitäten und stellen Sie so einen vollständigen Prüfpfad bereit.
- Erweiterte Zusammenarbeit: Unterstützen Sie die Zusammenarbeit mit externen Benutzern durch dedizierte Portale und detaillierte Zugriffskontrollen.
- Single Sign-On (SSO): Ermöglicht den sicheren Zugriff auf die Plattform über eindeutige Anmeldeinformationen. (Single Sign-On)
- Integration mit Projektmanagement-Tools: Integriert sich in Projektmanagement-Software, um die Koordination zwischen Teams zu verbessern.
- Mehrsprachige Unterstützung: Ermöglicht die Zusammenarbeit in mehreren Sprachen und unterstützt internationale Teams. ( Mehrsprachige Benutzeroberfläche)
Wissen nutzen: Daten in Werte umwandeln
Die wahre Stärke von LogicalDOC liegt darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, die gesammelten und verwalteten Informationen optimal zu nutzen. Durch die Integration von Analyse- und Berichtstools ermöglicht die Plattform Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse aus ihren Dokumentendaten zu gewinnen. Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, die Dokumentennutzung zu überwachen, Trends zu erkennen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Dank der Integrationsfähigkeit in andere Geschäftssysteme wie ERP und CRM ermöglicht LogicalDOC zudem ein ganzheitlicheres Informationsmanagement und wandelt statische Daten in strategische Ressourcen um. Letztendlich hilft LogicalDOC Unternehmen nicht nur dabei, ihre Dokumente besser zu verwalten, sondern auch den intrinsischen Wert von Informationen zu nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Verwandeln Sie Ihre Dokumente in strategische Vermögenswerte mit:
- Erweitertes Reporting: Erstellen Sie detaillierte Berichte zur Dokumentnutzung und Benutzeraktivität,aufschlussreichevolle Erkenntnisse zur Verbesserung von Geschäftsprozessen liefern. (Benutzerdefinierte Berichte, Duplikatsbericht)
- Datenanalyse: Bietet Tools zur Analyse von Dokumententrends und -leistung und hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. (Bewertung)
- Integration mit ERP und CRM: Einfache Integration mit anderen Geschäftssystemen für ein vollständiges Informationsmanagement und Beseitigung von Datensilos.
- Prozessautomatisierung: Automatisieren Sie Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse, um die Effizienz zu steigern und manuelle Fehler zu reduzieren. (Workflow, Formularverwaltung, Webformulare)
- Anpassbare Dashboards: Bietet anpassbare Ansichten zur Überwachung relevanter Metriken und KPIs und ermöglicht so ein gezielteres und strategischeres Management.
- Zugriff über API: Ermöglicht Ihnen die Integration von LogicalDOC mit anderen Geschäftsanwendungen über API und erweitert so die Systemfunktionen. (Web-Service-APIs)
- Digital Rights Management (DRM): Schützt Dokumente vor unbefugter Nutzung und überwacht deren Nutzung. (Stempeln - Digitales Wasserzeichen)
- Skalierbarkeit: Passen Sie die Funktionen an die Anforderungen des Unternehmens an und unterstützen Sie so Geschäftswachstum und -expansion. (Clustering, mehrere Mandanten, mehrere Speicher)
- Maschinelles Lernen: Verwendet Algorithmen des maschinellen Lernens, um die Organisation und Suche von Dokumenten zu verbessern. (ChatGPT)
- Prädiktive Analytik: Prognostiziert den zukünftigen Bedarf auf der Grundlage historischer Daten und optimiert so die Verwaltung der Dokumentressourcen.
- Nutzungsverfolgung: Verfolgen Sie die Dokumentnutzung, um Zugriffs- und Nutzungsmuster zu erkennen und so die Ressourcen zu optimieren.
- BI-Integration (Business Intelligence): Integriert sich mit BI-Tools, um erweiterte Visualisierungen und ausführliche Analysen bereitzustellen.
- Kostenoptimierung: Analysieren Sie Daten, um Möglichkeiten zur Kostensenkung und Verbesserung der Betriebseffizienz zu identifizieren. (Einsparungsberechnung)
- Entscheidungsunterstützung: Bietet Daten und Analysen zur Unterstützung strategischer Planung und Geschäftsentscheidungen. (Benutzerdefinierte Berichte)
- Stapelverarbeitung von Dokumenten: Ermöglicht die gleichzeitige Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten für Analysen und Berichte.
- Compliance-Management: Überwachen und gewährleisten Sie die Einhaltung gesetzlicher und geschäftlicher Vorschriften. (Event-Abonnement, Client für digitale Signaturen)
Abschluss
LogicalDOC bietet eine leistungsstarke, skalierbare und sichere Dokumentenmanagementlösung, die Unternehmen hilft, Wissen effektiv zu sammeln, zu teilen und zu nutzen. Durch die Integration von KI, Automatisierung und Deep Analytics werden unstrukturierte Daten in umsetzbare Erkenntnisse umgewandelt, die Effizienz steigern und Wettbewerbsvorteile schaffen.
👉 Sehen Sie sich die vollständige Funktionsvergleichsmatrix von LogicalDOC an, um zu sehen, wie es Ihren Geschäftsanforderungen gerecht werden kann.
