Dokumentenmanagement für Hochschulen mit LogicalDOC verbindet strukturierte Akten, kontrollierte Bearbeitung und definierte Freigaben. Hochschulverwaltung und Hochschul-IT können damit festlegen, welche Dokumentfassung maßgeblich ist, wer darauf zugreifen darf und wer die fachliche Entscheidung verantwortet.

Dokumente und Zuständigkeiten zentral steuern

LogicalDOC führt Dokumente, Bearbeitungsstände und Zugriffsrechte in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zusammen. Wenn ein Verwaltungsentwurf im E-Mail-Postfach liegt und eine korrigierte Anlage auf dem gemeinsamen Laufwerk, braucht die zuständige Stelle einen nachvollziehbaren Dokumentstand.

Wir verbinden dafür Metadaten und Versionshistorien mit granularen Berechtigungen und dokumentbezogenen Workflows. Die Ablage beantwortet damit neben der Frage nach dem Speicherort auch Fragen zur Bearbeitung und Verantwortung.

Sie können LogicalDOC als Cloud-Dienst oder auf eigener Infrastruktur betreiben. Den benötigten Funktionsumfang wählen Sie zusätzlich über die passende Edition, insbesondere für Prüf- und Freigabeabläufe.

Akten strukturieren und Fassungen nachvollziehen

Aktenzeichen, Dokumenttypen und Versionshistorien schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für die Aktenführung. Die Universität Hamburg beschreibt den Aktenplan als Ordnung der Verwaltungsaufgaben und Aktenzeichen als Mittel zur Identifikation und Zuordnung. Die Verantwortung für vollständige und zutreffende Akten bleibt bei den Sachbearbeitenden.

In LogicalDOC konfigurieren Sie Dokumenttypen über Templates mit eigenen Attributen. Für einen Hochschulprozess können beispielsweise folgende Angaben vorgesehen werden:

• Aktenzeichen

• Organisationseinheit

• Verantwortliche Stelle

• Dokumentart

• Bearbeitungsstatus

Diese Struktur wird für Ihren Prozess eingerichtet. So kann eine Verwaltungsvereinbarung derselben Akte zugeordnet bleiben, auch wenn sich ihr Dateiname während der Bearbeitung ändert.

Die Volltextsuche durchsucht Dokumentinhalte; die Metadatensuche grenzt Ergebnisse anhand strukturierter Angaben ein. Eine Sachbearbeiterin kann etwa nach einem Begriff aus der Vereinbarung suchen und die Ergebnisse über Organisationseinheit und Aktenzeichen eingrenzen. Der genaue Dateiname muss dafür nicht bekannt sein.

Check-in und Check-out unterstützen die kontrollierte Bearbeitung. Frühere Fassungen lassen sich vergleichen und wiederherstellen. Das Aktivitätsprotokoll erfasst unter anderem Anzeigen, Ändern, Herunterladen und Löschen. Versionshistorie und Protokoll liefern damit unterschiedliche Informationen: Die eine zeigt Dokumentstände, das andere dokumentiert Aktivitäten am Dokument. Eine fachliche Freigabe wird gesondert über den dafür definierten Ablauf organisiert.

Rollen und Zugriffsrechte gezielt trennen

LogicalDOC ermöglicht getrennte Rechte für Einsichtnahme, Bearbeitung und Berechtigungsverwaltung. Rollen wie Personalstelle, Fachbereich oder prüfende Stelle bilden Sie über eine hochschulspezifische Zuordnung von Benutzern und Gruppen ab.

Die Sicherheitsmatrix für Ordner steuert Lesen, Bearbeiten, Löschen, Herunterladen und das Verwalten von Sicherheitsrichtlinien getrennt. Eine fachlich prüfende Person kann dadurch andere Rechte erhalten als die Stelle, die Dokumente bearbeitet. Wer fachlich entscheidet und wer Zugriffsregeln verwaltet, lässt sich ebenfalls getrennt planen.

Für die wirksamen Rechte zählen sämtliche Gruppenmitgliedschaften: Ein Benutzer übernimmt die Zugriffsrechte aller Gruppen, denen er angehört. Bei einer Person, die zugleich einer Verwaltungseinheit und einer Projektgruppe zugeordnet ist, müssen deshalb beide Mitgliedschaften in die Berechtigungsplanung einfließen. Die einzelne Fachrolle beschreibt den gesamten Zugriff noch nicht.

Für Ordner stehen unterschiedliche Verfahren bereit:

• Inherit Rights: Der Ordner übernimmt Rechte eines referenzierten Ordners einschließlich späterer Änderungen.

• Apply Rights: Die Rechte werden lokal gespeichert; die Verknüpfung zum referenzierten Ordner wird gelöst.

• Apply to Sub-folders: Die angezeigten Rechte werden auf Unterordner übertragen.

Dokumente verwenden standardmäßig die Sicherheitsrichtlinien ihres übergeordneten Ordners. Eine eigene dokumentbezogene Sicherheitsrichtlinie ersetzt diese vollständig. Sie ist deshalb als eigenständige Berechtigungsentscheidung zu behandeln, etwa für ein besonders abgegrenztes Verwaltungsdokument innerhalb einer gemeinsamen Akte. Die Hochschule legt fest, welche Akten einer gemeinsamen Regel folgen und wo dokumentbezogene Abweichungen erforderlich sind.

Prüfungen und Freigaben verbindlich organisieren

LogicalDOC bildet Prüfung, Freigabe und Ablehnung als dokumentbezogene Aufgaben mit definierten Übergängen ab. Mit unserem grafischen Workflow-Designer lassen sich Aufgaben parallel oder in einer festgelegten Reihenfolge anordnen.

Für die Freigabe einer Verwaltungsvereinbarung könnte die Hochschule beispielsweise diesen Ablauf konfigurieren:

1. Fachliche Prüfung: Der zuständige Fachbereich prüft den Entwurf und gibt ihn zur weiteren Bearbeitung weiter oder zur Korrektur zurück.

2. Vollständigkeitskontrolle: Die Verwaltungsstelle kontrolliert die erforderlichen Angaben und Anlagen.

3. Freigabeentscheidung: Eine benannte Person entscheidet über Freigabe oder Ablehnung.

Die Rollentrennung entsteht durch die bewusste Zuordnung unterschiedlicher Verantwortlicher zu diesen Aufgaben. Die Hochschule bestimmt die Zuständigkeiten und Entscheidungswege. Mehrere Übergänge je Workflow-Stufe ermöglichen unterschiedliche Wege für Korrektur, Weitergabe und Entscheidung.

Beteiligte sehen ihre Aufgaben im Dashboard. Alternative Bearbeitende können zugeordnet werden; Erinnerungen und Benachrichtigungen unterstützen die Aufgabenbearbeitung. Zeitüberschreitungen können Benachrichtigungen oder eine Neuzuweisung auslösen. Für E-Mail-Benachrichtigungen muss der SMTP-Versand eingerichtet sein.

Eine neue Versionsnummer dokumentiert einen neuen Bearbeitungsstand. Die fachliche Zustimmung erfolgt dagegen im festgelegten Freigabeprozess. Beide Informationen sollten getrennt behandelt werden: Ein gespeicherter Entwurf kann vollständig sein, ohne bereits freigegeben zu sein. Die verantwortliche Person trifft die Entscheidung; der Workflow organisiert den Weg dorthin. So bleibt auch bei einer Rückgabe zur Überarbeitung klar, welche Aufgabe als Nächstes ansteht und wer sie übernimmt.

Cloud und On-Premises passend auswählen

LogicalDOC Cloud und LogicalDOC On-Premises verteilen Betriebsaufgaben unterschiedlich zwischen Dienstleister und Hochschul-IT. Das passende Modell hängt davon ab, welche Aufgaben Ihre Hochschule selbst übernehmen möchte und welche Betriebsparameter sie benötigt.

LogicalDOC Cloud wird als Software-as-a-Service in einem externen Rechenzentrum betrieben und über den Browser genutzt. Anwendungsbetrieb und Wartung sind verwaltet; eine lokale Installation und lokale Wartung der Anwendung entfallen. Automatische Backups und Disaster Recovery gehören zum Cloud-Angebot.

LogicalDOC On-Premises wird auf eigenen physischen oder virtualisierten Servern installiert. Die interne IT übernimmt typischerweise Hardware, Bereitstellung, laufende Wartung und Sicherheitsmaßnahmen. Ihre Hochschule bestimmt Speicherort, Zugriffe, Update-Zeitpunkte und Backup-Verfahren innerhalb der eigenen Betriebsorganisation.

Betriebsmodell und Edition sind getrennte Entscheidungen. On-Premises steht mit Business oder Enterprise zur Verfügung. Für die beschriebenen dokumentbezogenen Prüf- und Freigabeabläufe wählen Sie Enterprise beziehungsweise LogicalDOC Cloud, da diese Varianten Workflow-Funktionen enthalten.

Den organisatorischen und vertraglichen Rahmen legt die Hochschule für die konkrete Verarbeitung fest. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem Speicherbegrenzung, angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Rechenschaft über die Verarbeitung. Artikel 28 regelt die Einbindung von Auftragsverarbeitern.

Zur Betriebsplanung gehören deshalb Aufbewahrungs- und Löschregeln, Verantwortlichkeiten sowie gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Verarbeitungsort, Sicherungsfristen und Wiederherstellungsziele werden als konkrete Betriebsparameter vereinbart. Bei einem selbst betriebenen System ordnet die Hochschul-IT diese Aufgaben ihren eigenen Betriebsprozessen zu. Damit erhalten Verwaltung, IT und Datenschutz eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für das gewählte Modell.

Identitäten und Fachverfahren gezielt anbinden

LogicalDOC unterstützt externe Authentifizierung, Single Sign-on und individuelle Anbindungen über Webservices. Die konkrete Verbindung zu Ihrer Hochschulinfrastruktur wird anhand der benötigten Identitäten, Daten und Übergabeprozesse geplant.

Für LDAP und Active Directory lassen sich unter anderem Benutzer- und Gruppenbasis, Filter und Synchronisationsintervall konfigurieren. Fachliche Zugriffsrechte werden über die Gruppenzuordnung gestaltet. Für Single Sign-on kann LogicalDOC als SAML-2.0-Service-Provider eingerichtet werden; ein Identity Provider übermittelt die Authentifizierungsinformationen. Externe Verzeichnisanbindung und Single Sign-on stehen in Enterprise und Cloud zur Verfügung.

REST- und SOAP-Webservices mit API-Schlüsseln zur Client-Authentifizierung bilden die technische Grundlage für individuelle Anbindungen. Welche Dokumente und Metadaten ein Fachverfahren übergibt, ist Teil der jeweiligen Integrationsplanung.

Eine zentrale Architekturentscheidung betrifft die führenden Systeme. Der ZKI betont die Abgrenzung von Fachverfahren, Formularmanagement und Workflow sowie den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Legen Sie deshalb fest, welches System welche Information verbindlich führt und wie Eingang, Bearbeitung, Löschung oder Übergabe an die Langzeitarchivierung organisiert werden. Eine zentrale Dateiablage allein beantwortet diese Zuständigkeitsfrage noch nicht.

Ihren Hochschulprozess mit uns planen

Ein abgegrenzter Dokumentenprozess ist eine konkrete Grundlage für die Planung mit LogicalDOC. Wählen Sie beispielsweise die Prüfung und Freigabe einer Verwaltungsvereinbarung statt einer vollständigen Aktenumstellung als ersten Gesprächsgegenstand.

Für die gemeinsame Planung benötigen wir die Dokumentart, beteiligte Stellen, vorgesehenen Zugriffsrechte und Entscheidungswege. Benennen Sie außerdem das führende Fachverfahren und Ihr bevorzugtes Betriebsmodell. Daraus bestimmen wir gemeinsam die passende Edition und die Konfigurationsanforderungen für Ihren Hochschulprozess.

Vereinbaren Sie mit uns ein Planungsgespräch und bringen Sie einen beispielhaften Ablauf vom Eingang des Dokuments bis zur Freigabe mit.