On-Premise oder Cloud. Was ist besser?

Wenn Sie sich entscheiden, eine Dokumentenmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen einzuführen, werden viele Bewertungen vorgenommen und technische Eigenschaften berücksichtigt: Zuverlässigkeit, Effizienz, wirtschaftliche Auswirkungen, Vielseitigkeit, Integration mit Ihren Systemen und mehr. Und zum Zeitpunkt der Installation steht eine weitere Entscheidung an: Ist eine On-Premise- oder Cloud-Lösung besser?

Ein On-Premise-Dokumentenmanagementsystem wird auf den physischen Servern des Unternehmens installiert und verwaltet, sodass die gesamte Softwareumgebung innerhalb der IT-Infrastruktur des Kunden gehostet wird. Im Gegensatz dazu wird ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem auf entfernten Servern gehostet und ist über das Internet zugänglich. Die Software wird als SaaS (Software as a Service) bereitgestellt, wie zum Beispiel LogicalDOC Cloud.
Sehen wir uns die wichtigsten Vor- und Nachteile der beiden Systeme an:

On-Premise

Vorteile
Die On-Premise-Lösung basiert auf einer lokalen Installation auf den Servern des Unternehmens, was in der Regel eine größere Kontrolle garantiert; das Unternehmen hat die vollständige Kontrolle über die Daten, die Konfiguration und die gesamte Infrastruktur. Dies bringt in der Regel auch eine größere Flexibilität bei der Anpassung der Software mit sich, mit der Möglichkeit, die Dokumentenmanagement-Funktionen an die spezifischen Bedürfnisse der Unternehmensorganisation anzupassen. Beispielsweise kann bei sehr spezifischen oder strengen Protokollen oder regulatorischen Anforderungen mit einer On-Premise-Installation die Struktur an die internen Bedürfnisse angepasst werden.

Nachteile
Diese Art der Anpassung führt jedoch oft zu höheren Anfangskosten. Um das ordnungsgemäße Funktionieren eines fortschrittlichen Dokumentenmanagementsystems zu gewährleisten, muss in Hardware, Lizenzen und Software investiert und über ausreichende IT-Ressourcen verfügt werden. Zusätzlich zu den mit der Inbetriebnahme verbundenen Kosten muss das Unternehmen bedenken, dass bei einer On-Premise-Installation auch die gesamte nachfolgende Wartung zu seinen Lasten geht. Zu den Aufgaben des Unternehmens gehören Software-Updates, Datensicherung, Sicherheit und technische Systemverwaltung. Wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern, kann die Skalierbarkeit eingeschränkt sein, da die Erweiterung der Systemressourcen häufig zusätzliche Investitionen erfordert.

Cloud

Vorteile
Ohne Zweifel ist der Hauptvorteil einer Cloud-Lösung die größere Unmittelbarkeit und Benutzerfreundlichkeit. Die Zugänglichkeit ist praktisch überall gewährleistet und von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus verfügbar. Die Software ist in der Regel bereits standardisiert und mit wenigen Konfigurationen einsatzbereit.
Im Ressourcenmanagement kann die Cloud-Lösung weniger aufwendig und wirtschaftlich günstiger sein; sie erfordert keine besonderen internen IT-Infrastrukturen, proprietären Server oder speziell geschulten IT-Ressourcen. Der Anbieter übernimmt alle technischen Aspekte, Updates und das Sicherheitsmanagement. Darüber hinaus ermöglicht die Cloud-Lösung im Falle einer schnellen Erweiterung unseres Dokumentenarchivs eine sofortige Skalierbarkeit, sodass wir Speicherplatz, Benutzer oder Funktionen problemlos erweitern können.

Nachteile
Eine der Hauptbeschränkungen ist sicherlich die Abhängigkeit vom Internet. Obwohl Cloud-Lösungen in der Regel auch Offline-Funktionen bieten, ist der Zugriff auf das System bei fehlender Verbindung stark eingeschränkt.
Außerdem werden unsere Daten, auch wenn die gewählten Anbieter sicher und zuverlässig sind, zwangsläufig von Dritten verwaltet, was zu weniger Kontrolle unsererseits führt. Dies kann für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder eine vollständige und vertrauliche Datenkontrolle benötigen, Bedenken hervorrufen.
Aus wirtschaftlicher Sicht hat eine Cloud-Installation oft eine geringere Anfangsbelastung. Dennoch ist sie in der Regel mit wiederkehrenden Kosten in Form von monatlichen oder jährlichen Zahlungsmodellen verbunden, die bei intensiver Nutzung auf lange Sicht weniger vorteilhaft sein können.

Was ist die richtige Wahl?

Letztendlich: Welche ist die beste Lösung – Cloud oder On-Premise? Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, denn die Wahrheit ist, dass die beste Lösung diejenige ist, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Bevor Sie sich für eine On-Premise- oder Cloud-Installation entscheiden, müssen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens, die verfügbaren Ressourcen und den Hauptzweck des Dokumentenmanagementsystems (DMS) ermitteln.

Im Allgemeinen empfehlen wir eine On-Premise-Installation, wenn Sie bereits über eine solide IT-Infrastruktur verfügen, wenn Datensicherheit und Kontrolle für Ihr Unternehmen absolute Priorität haben oder wenn Sie Vorschriften einhalten müssen, die eine lokale Datenverwaltung erfordern. Es kann auch sinnvoll sein, sich für diese Option zu entscheiden, wenn Sie die Software intensiv und langfristig nutzen möchten, da sich so die anfänglichen Anschaffungskosten amortisieren lassen. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement hingegen kann die richtige Antwort sein, wenn Sie eine schnell einsatzbereite, benutzerfreundliche Lösung wünschen und sich nicht um Wartung und Updates kümmern möchten. Die Cloud kann auch die richtige Wahl sein, wenn Ihr Unternehmen mit verteilten Teams arbeitet oder häufig remote arbeitet und Sie Ihre Software je nach Bedarf skalieren möchten, ohne weitere Hardware-Investitionen tätigen zu müssen.

LogicalDOC-Lösungen

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