Die wachsende Bedeutung des Multimedia-Managements in Dokumentenmanagementsystemen

Als in den späten 1990er-Jahren nahezu alle mittelständischen und großen Unternehmen begannen, ihre Dokumente zu digitalisieren, handelte es sich dabei überwiegend um textbasierte Inhalte. Ein Großteil der Papierdokumente bestand fast ausschließlich aus geschriebenem Text, und die Hauptaufgabe eines DMS bestand darin, Papierarchive in digitale Archive mit Textdateien umzuwandeln. Im Laufe der Jahre hat sich mit der Weiterentwicklung digitaler Produktfunktionen auch das Konzept des „Dokuments“ grundlegend verändert. Es umfasst längst nicht mehr nur Textdateien, Berichte oder PDFs; ein erheblicher Teil der Unternehmensinformationen liegt heute in Form von Multimedia-Inhalten vor: Fotos, Videos, Audiodateien, Multimedia-Präsentationen und Online-Aufzeichnungen. Einige Bereiche – insbesondere Marketing, Schulung, technischer Support, Design und viele andere – verzeichnen ein exponentielles Wachstum an Multimedia-Inhalten. Multimedia-Inhalte sind nicht mehr nur ein ergänzendes Element, sondern häufig der Kern der Unternehmensinformation und das effektivste Mittel zur Abbildung von Prozessen, operativen Tätigkeiten und strategischen Entscheidungen.
Aus diesem Grund muss ein Dokumentenmanagementsystem auch eine Plattform sein, die Multimedia-Inhalte nativ und strukturiert verwalten kann. Eine korrekte Verwaltung dieser Formate gewährleistet Informationskontinuität, Nachvollziehbarkeit und vor allem die Möglichkeit, das Informationsvermögen des Unternehmens vollständig auszuschöpfen.

Native Unterstützung für mehrere Formate

Ein Dokumentenmanagementsystem muss in der Lage sein, eine Vielzahl unterschiedlicher Dateitypen hochzuladen, zu archivieren, anzuzeigen, zu indexieren und korrekt zu verwalten – ohne den Einsatz externer Software oder manueller Konvertierungen. Ein DMS mit nativer Unterstützung für mehrere Formate kann den hochgeladenen Dateityp automatisch erkennen und Vorschauen sowie Miniaturansichten erzeugen, ohne die gesamte Datei herunterladen zu müssen. Darüber hinaus ermöglicht es die Indexierung von Multimedia-Inhalten unter Beibehaltung der ursprünglichen Dateieigenschaften (Auflösung, Abmessungen, Codec, technische Metadaten).
LogicalDOC unterstützt eine große Bandbreite an Dateiformaten: MP4, MOV, AVI, WMV, MKV, WEBM (Video); WAV, MP3, AAC, M4A (Audio); DWG, DWF, DXF (CAD); PNG, JPG, TIFF, SVG, JFIF, WEBP, HEIC, DCM, DICOM (Bilder). Dadurch müssen sich Anwender keine Gedanken über Kompatibilität machen, da LogicalDOC die Inhalte „versteht“ und sie sofort verfügbar und organisiert bereitstellt.

Optimierung der Performance bei der Verwaltung von Multimedia-Dateien

Die Verwaltung von Multimedia-Dateien erfordert besondere Aufmerksamkeit. Werden sie nicht korrekt gehandhabt, können ihre Dateigrößen zu Systemverlangsamungen und Leistungseinbußen führen. Hochauflösende Videos, RAW-Bilder oder komplexe Audiodateien benötigen viel Speicherplatz und können Uploads, Übertragungen und das Browsing verlangsamen. Aus diesem Grund muss ein modernes DMS intelligente Mechanismen integrieren, wie etwa die Generierung leichter Vorschauen, progressives Video-Streaming, automatische Komprimierung, wo sinnvoll, sowie skalierbare Speicherlösungen wie Object Storage oder hybriden Cloud-Speicher. Diese Technologien ermöglichen es Anwendern, Inhalte schnell zu betrachten, ohne das Netzwerk zu belasten, während das System auch bei großen Datenmengen eine hohe Performance beibehält.
Auf diese Weise können Dateien korrekt verwaltet und denselben Dokumentenprozessen unterzogen werden wie klassische Inhalte. Freigabeworkflows, Qualitätskontrollen und Prüfschritte müssen ebenso für Fotos, Videos und Audioaufzeichnungen gelten.

LogicalDOC gewährleistet die perfekte Kombination aus optimierter Performance und strukturierter Governance, um Multimedia-Inhalte vollständig in den Dokumentenlebenszyklus zu integrieren und Streuverluste, Fehler und Duplikate zu vermeiden. Darüber hinaus hat LogicalDOC Clustering-Lösungen entwickelt, um die Performance auch unter stark belastenden Installationsbedingungen zu maximieren.

Die Vorteile einer korrekten Verwaltung von Multimedia-Dateien

In vielen Bereichen machen Multimedia-Inhalte den Großteil der erzeugten Dokumente aus, und zahlreiche Branchen arbeiten nahezu ausschließlich damit.
Im Kundenservice bilden Audioaufzeichnungen und Video-Tutorials die Grundlage für den technischen Support. In technischen und industriellen Bereichen sind Fotos von Baustellenbesuchen, Inspektionen und Vor-Ort-Audits unerlässlich, um Eingriffe und Compliance zu dokumentieren. Marketing und Kommunikation arbeiten fast ausschließlich mit Bildern, Werbevideos und grafischen Inhalten. Auch im Schulungsbereich wird zunehmend auf Webinare, Aufzeichnungen und audiovisuelle Materialien gesetzt. Aus diesem Grund ist eine korrekte Verwaltung von Multimedia-Dateien eine wertvolle und mittlerweile unverzichtbare Ressource für Unternehmen.
LogicalDOC hat ein System entwickelt, um diese Art von Inhalten optimal zu verwalten, und nutzt dabei Integrationen mit externen Tools. Es erleichtert den Import und Export von Dateien (zum Beispiel durch die Integration mit Google Drive und Dropbox). Zudem verfügt es über ein ausgereiftes API-System zur Automatisierung der Multimedia-Erfassung aus mobilen Apps oder IoT-Systemen. LogicalDOC umfasst REST- und SOAP-Webservice-APIs zur Integration mit externen Systemen sowie Unterstützung für die Protokolle WebDAV und CMIS.

Fazit

Die Fähigkeit eines DMS, Multimedia-Dateien effektiv zu verwalten, ist entscheidend, um den vollen Wert der unternehmensweiten Informationsressourcen auszuschöpfen. Organisationen, die Bilder, Videos, Audio- und visuelle Inhalte zentralisieren, profitieren von schnelleren Prozessen, reibungsloser Zusammenarbeit und einer stärkeren Governance. Suchzeiten, Duplikate und Datenverluste werden reduziert, während Sicherheit und Versionskontrolle verbessert werden. Darüber hinaus bildet ein gut strukturierter Multimedia-Archivbestand die ideale Grundlage für den Einsatz von Technologien der Künstlichen Intelligenz, die Automatisierung und Analyse beschleunigen. LogicalDOC ermöglicht die Anpassung interner KI-Modelle, um für jedes Unternehmen die am besten geeignete Strategie zu definieren. In ein DMS mit diesen Funktionen zu investieren bedeutet daher, in Effizienz, Qualität und kontinuierliche Innovation zu investieren.