Wie die Kugler GmbH einen veralteten Dateiserver ablöste und über 6.000 Dokumente mit LogicalDOC zentralisierte

Die Kugler GmbH, unter dem Markennamen Kugler Precision , is a German ultra-precision manufacturer based in Salem with around 100 employees. The company replaced its legacy Windows file server with LogicalDOC to centralize 171,800 files across 14,940 folders, enable full-text OCR search, and modernize document management across all departments.

bekannt, ist ein deutscher Hersteller im Bereich der Ultrapräzisionstechnik mit Sitz in Salem und rund 100 Mitarbeitenden. Das Unternehmen hat seinen veralteten Windows-Dateiserver durch LogicalDOC ersetzt, um über 6.000 technische Dokumente zu zentralisieren, eine OCR-gestützte Volltextsuche zu ermöglichen und das Power-BI-Reporting abteilungsübergreifend zu automatisieren.

Das Unternehmen beliefert einige der anspruchsvollsten Branchen weltweit, darunter die Halbleiterindustrie, die Medizintechnik, die Lasertechnik und die Luft- und Raumfahrt. Jedes Bauteil unterliegt Toleranzen im Submikrometerbereich – und jedes zugehörige Dokument muss ebenso präzise sein.

Über Jahre hinweg verwaltete Kugler sämtliche Konstruktionszeichnungen, Qualitätsnachweise und Produktdokumentationen auf einem Windows-basierten Dateiserver. Die Ordnerstruktur war zunehmend komplex geworden, Berechtigungen ließen sich nur schwer steuern, Beschränkungen der Pfadlänge führten wiederholt zu Fehlern, und eine Suche innerhalb gescannter PDFs war nicht möglich. Für ein Unternehmen, dessen Bauteile in Medizinprodukten und Halbleitersystemen zum Einsatz kommen, stellte dies ein erhebliches operatives Risiko dar.

Dies änderte sich, als Kugler LogicalDOC als zentrales Dokumentenmanagementsystem einführte.

Kundenübersicht

Vor welchen Herausforderungen stand die Kugler GmbH vor der Einführung von LogicalDOC?

Vor der Einführung von LogicalDOC arbeitete die Kugler GmbH mit einem klassischen Windows-basierten Dateiserver, der über Jahre hinweg im Einsatz war. Die Ordnerstruktur war historisch gewachsen, tief verschachtelt und über die rund 100 Mitarbeitenden und mehrere Abteilungen hinweg praktisch nicht mehr zu pflegen.

Dabei handelte es sich nicht um geringfügige Unannehmlichkeiten. Für ein Unternehmen, das über 6.000 Produktbilder, Konstruktionszeichnungen, Messberichte und Qualitätsdokumente in Projekten der Halbleiter-, Medizin-, Laser- sowie Luft- und Raumfahrtbranche verwaltet, bedeutete jede nicht durchsuchbare Datei und jeder Berechtigungsfehler ein reales operatives Risiko.

„Sowohl die bestehende Verzeichnisstruktur als auch das Berechtigungskonzept waren historisch gewachsen, sehr komplex und nur mit erheblichem administrativen Aufwand zu pflegen.”

    -- David Bohle, Leiter Controlling & Software Administration, Kugler GmbH

Warum hat sich die Kugler GmbH für LogicalDOC als Dokumentenmanagementsystem entschieden?

Die Kugler GmbH hat sich für LogicalDOC entschieden, weil es die physische Datenspeicherung grundlegend von der logischen Dokumentenverwaltung entkoppelt. Jedes Dokument erhält eine eindeutige, vom System generierte ID, wodurch Beschränkungen der Windows-Pfadlänge vollständig entfallen. In Kombination mit granularen rollenbasierten Berechtigungen, einer integrierten OCR-gestützten Volltextsuche und browserbasiertem Zugriff für alle Mitarbeitenden hat LogicalDOC sämtliche Herausforderungen gelöst, mit denen Kugler bei seinem Altsystem konfrontiert war.

Eindeutige Dokumenten-ID-Architektur

Anders als bei herkömmlichen Dateiservern, auf denen Dokumente an Ordnerpfade gebunden sind, weist LogicalDOC jedem Dokument eine eindeutige ID zu, über die das System das Dokument verwaltet und abruft. Der physische Speicherort wird für den Tagesbetrieb vollkommen irrelevant. Diese Möglichkeit in der Software Architektur beseitigt die Pfadlängen Fehler, welche die Arbeitsabläufe von Kugler über Jahre hinweg gestört hatten und bieten dem Team eine skalierbare Grundlage, die ohne strukturelle Komplexität wachsen kann.

Granulare rollenbasierte Berechtigungen 

LogicalDOC ersetzte die unübersichtlichen Zugriffsrechte auf Windows-Ebene durch ein präzises, rollenbasiertes Berechtigungssystem. Administratoren können nun exakt definieren, welche Aktionen jeder Benutzer oder jede Rolle auf granularer Ebene ausführen darf.

Bei rund 100 Mitarbeitenden in mehreren Abteilungen greift nun jede Person ausschließlich auf die Dokumente und Funktionen zu, die ihrer jeweiligen Rolle und Verantwortung entsprechen. Es bestehen keine Überschneidungen, keine Unklarheiten und keine unbefugten Zugriffe.

Volltextsuche mit OCR-Erkennung

Eine der unmittelbarsten Verbesserungen, die Kugler erlebte, betraf die Geschwindigkeit beim Auffinden von Dokumenten. Die integrierte Volltextsuche von LogicalDOC in Verbindung mit der OCR-Erkennung machte jedes Dokument im System durchsuchbar – einschließlich der Inhalte in gescannten PDFs, Bilddateien und alten, nachträglich digitalisierten Papierdokumenten.

Was zuvor auf dem alten Windows-Dateiserver unauffindbar war, ist nun innerhalb von Sekunden abrufbar. Für ein Unternehmen, das tausende Messberichte, Qualitätsnachweise und Konstruktionszeichnungen verwaltet, hat allein dies den Arbeitsalltag grundlegend verändert.

Browserbasierter Zugriff und Office-Add-in

LogicalDOC ermöglicht jedem Mitarbeitenden bei Kugler einen browserbasierten Zugriff auf die gesamte Dokumentenbibliothek, ohne dass eine spezielle Software installiert werden muss. Der eigentliche Produktivitätsgewinn ergab sich jedoch durch die Integration des Office-Add-ins. Mitarbeitende öffnen, bearbeiten und speichern Dokumente nun direkt aus Word, Excel und PowerPoint heraus, ohne in eine separate Weboberfläche wechseln zu müssen.

Diese Kombination aus Browserzugriff, Office-Integration und API-Anbindung ermöglichte es Kugler überhaupt erst, fortgeschrittene Arbeitsabläufe wie die Power-BI-Bildautomatisierung aufzubauen – etwas, das auf dem alten Windows-Dateiserver schlicht unmöglich gewesen wäre.

Wie nutzt die Kugler GmbH LogicalDOC im gesamten Unternehmen?

Die Kugler GmbH nutzt LogicalDOC als zentrales Dokumentenmanagementsystem über alle Abteilungen hinweg. Die Plattform fungiert als unternehmensweite Dokumentendrehscheibe, unterstützt abteilungsspezifische Arbeitsabläufe, automatisiert Bestellfreigaben durch digitale Stempel, integriert Power BI für automatisiertes Reporting mit über 6.000 zentral gespeicherten Produktbildern und stellt sichere, zeitlich begrenzte Download-Links für externe Geschäftspartner bereit.

Unternehmensweite Dokumentendrehscheibe

LogicalDOC dient als zentrale Informationsquelle für das gesamte Unternehmen. Es gibt einen allgemeinen, allen Mitarbeitenden zugänglichen Unternehmensbereich, in dem zentrale Ressourcen abgelegt und jederzeit verfügbar sind.

Jeder Mitarbeitende einer Abteilunge hat Zugriff auf diesen gemeinsamen Bereich, sodass alle jederzeit mit denselben aktuellen Informationen arbeiten.

Abteilungsspezifische Dokumentenbereiche

Über den gemeinsamen Unternehmensbereich hinaus verfügt jede Abteilung bei Kugler über einen eigenen, dedizierten Bereich innerhalb von LogicalDOC für Dokumente, die spezifisch für ihre Funktion sind.

Dokumente können je nach Bedarf innerhalb von Teams oder abteilungsübergreifend geteilt werden. Das flexible Berechtigungssystem von LogicalDOC ermöglicht eine präzise Steuerung, welche Benutzer oder Rollen auf bestimmte Bereiche und Funktionen zugreifen dürfen, sodass sensible Qualitätsdaten geschützt bleiben, während kollaborative Dokumente zugänglich sind.

Bestellfreigabe-Workflow mit Stempeln und Abonnements 

Einer der praxisnahen Arbeitsabläufe, die Kugler innerhalb von LogicalDOC aufgebaut hat, betrifft die Bearbeitung nicht-dispositiver Bestellanforderungen. Der Prozess kombiniert zwei native LogicalDOC-Funktionen.

Die Stempelfunktion ermöglicht es Vorgesetzten, Dokumente direkt im System digital freizugeben. Wird eine Bestellanforderung eingereicht, bringt die zuständige Führungskraft einen Stempel zur Bestätigung der Genehmigung an. So entsteht ein klarer, nachvollziehbarer Nachweis darüber, wer was und wann genehmigt hat.

Ordnerabonnements benachrichtigen anschließend automatisch alle relevanten Beteiligten, sobald ein neues Dokument oder eine neue Freigabe in einem bestimmten Ordner erscheint. Dies erspart manuelle Nachfass-E-Mails und stellt sicher, dass Einkauf, Finanzwesen und anfordernde Abteilungen in Echtzeit informiert bleiben, ohne dass jemand Updates hinterherlaufen muss.

Power-BI-Integration: Die Automatisierung von über 6.000 Bildern

An dieser Stelle geht die Nutzung von LogicalDOC bei Kugler über das klassische Dokumentenmanagement hinaus und reicht in den Bereich der Business Intelligence. Die Controlling-Abteilung nutzt LogicalDOC als Live-Datenquelle für Power BI -Berichte.

So funktioniert es:

Zusätzlich werden Excel-Datenquellen über die WebDAV-Schnittstelle direkt mit Power BI synchronisiert, wodurch Berichte ohne manuellen Dateitransfer stets korrekt und aktuell bleiben.

Dieser gesamte Arbeitsablauf wäre auf dem alten Windows-Dateiserver von Kugler unmöglich gewesen. Power BI benötigt öffentlich erreichbare Web-Links, um Bilder darzustellen. Ohne LogicalDOC hätte das Unternehmen eine separate Cloud-Lösung benötigt, allein um seine Produktbilder für Berichtszwecke zu hosten.

Sichere externe Dateifreigabe über Download-Links

Kugler muss regelmäßig große Dateien und Dokumentationspakete mit externen Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden in mehreren Ländern austauschen. Die Download-Link-Funktion von LogicalDOC hat die umständlichen SharePoint-Behelfslösungen abgelöst, auf die sich das Unternehmen zuvor verließ.

Heute kann jeder berechtigte Mitarbeitende einen sicheren, zeitlich begrenzten Download-Link für jedes Dokument oder jeden Dateisatz erzeugen. Der Link wird direkt an den externen Partner gesendet, der ohne LogicalDOC-Konto oder besondere Software auf die Dateien zugreifen kann. Sobald der Link abläuft, wird der Zugriff automatisch entzogen.

Vorher vs. Nachher: Die Transformation des Dokumentenmanagements bei der Kugler GmbH

Welche Ergebnisse hat die Kugler GmbH mit LogicalDOC erzielt?

Seit der Einführung von LogicalDOC hat die Kugler GmbH messbare Verbesserungen in den Bereichen Geschwindigkeit des Dokumentenabrufs, Berechtigungsverwaltung, Auditkonformität, Versionskontrolle und Workflow-Automatisierung erzielt. Das System ersetzte manuelle Prozesse, die das Unternehmen über Jahre eingeschränkt hatten und brachte Funktionen ins Haus, die auf dem alten Windows-Dateiserver bisher unmöglich waren.

Schnellerer und präziserer Dokumentenabruf

Die Volltextsuche in Verbindung mit der OCR-Erkennung hat grundlegend verändert, wie Mitarbeitende Dokumente finden. Inhalte in gescannten PDFs, Bilddateien und digitalisierten Papierakten sind nun vollständig durchsuchbar. Was zuvor das Durchsehen verschachtelter Ordner erforderte, dauert heute nur noch Sekunden.

Vereinfachte Berechtigungsverwaltung

Das rollenbasierte Berechtigungssystem ersetzte die unübersichtlichen Zugriffsrechte auf Windows-Ebene. Jeder der rund 100 Mitarbeitenden hat nun ausschließlich Zugriff auf die Dokumente, die seiner Rolle entsprechen. Berechtigungen werden granular definiert – für Ansehen, Herunterladen, Bearbeiten, Drucken, Löschen und Versionieren – und vollständig über eine einzige Oberfläche verwaltet.

Vollständiger Audit-Trail und Auditkonformität

Jede Dokumentenaktion wird nun automatisch protokolliert, einschließlich wer eine Datei geöffnet, bearbeitet, heruntergeladen oder auch nur in der Vorschau angesehen hat. Jeder Mitarbeitende verfügt über ein individuelles Benutzerkonto, sodass vollständig transparent ist, wer wann mit welchem Dokument interagiert hat. Für einen Präzisionshersteller, der die Halbleiter- und Medizinbranche beliefert, ist diese Nachvollziehbarkeit unverzichtbar.

Automatische Versionskontrolle 

Frühere Versionen jedes Dokuments können jederzeit eingesehen oder wiederhergestellt werden. Damit ist das Risiko ausgeschlossen, dass Dateien versehentlich überschrieben oder dupliziert werden – ein häufiges Problem auf dem alten Dateiserver, wo mehrere Mitarbeitende abteilungsübergreifend mit denselben Dokumenten arbeiteten.

Bislang nicht mögliche Automatisierung 

Die Download-Link- und API-Funktionen ermöglichten Arbeitsabläufe, die auf einer herkömmlichen Windows-Dateistruktur schlicht nicht existieren konnten. Das bedeutendste Beispiel ist die automatisierte Power-BI-Integration, bei der über 6.000 Produktbilder über API-generierte Download-Links dynamisch in Business Intelligence Reports geladen werden. Ohne LogicalDOC hätte dies eine vollständig separate Cloud-Infrastruktur erfordert.

„Die Software hat bei der Kugler GmbH einen sehr guten und stabilen Eindruck hinterlassen. Sie ist sehr einfach zu bedienen."

    -- David Bohle, Leiter Controlling & Softwareadministration, Kugler GmbH

Welche Zukunftspläne hat die Kugler GmbH mit LogicalDOC?

Die Kugler GmbH plant, ihre Nutzung von LogicalDOC durch die Einbindung von Maschinen- und Produktionsordnern in das System zu erweitern. Ziel ist es, Dokumente wie Messberichte, Qualitätsprüfungen und Fertigungsnachweise automatisch zu synchronisieren und sie ohne manuelle Eingriffe zentral bereitzustellen.

Konkret bedeutet dies, dass Dokumente, die direkt aus Maschinen und Produktionsprozessen entstehen – darunter Messprotokolle, Qualitätsprüfungen und Fertigungszertifikate – automatisch in LogicalDOC eingespeist und im gesamten Unternehmen zugänglich gemacht werden.

Die Tatsache, dass Kugler den Funktionsumfang der Plattform aktiv ausbaut, anstatt nach Alternativen zu suchen, ist ein klares Zeichen für die langfristige Zufriedenheit mit LogicalDOC als Fundament des Dokumentenmanagements.

Über LogicalDOC

Das Unternehmen LogicalDOC wurde 2006 von Marco Meschieri und Alessandro Gasparini gegründet. Es entwickelt und vermarktet das Dokumentenmanagementsystem LogicalDOC. Die Plattform ist sowohl als On-Premise- wie auch als Cloud-Lösung verfügbar und bietet Volltextsuche mit OCR, granulare rollenbasierte Berechtigungen, Versionskontrolle, Workflow-Automatisierung sowie die Integration mit Microsoft Office, Outlook und Drittsystemen über REST-API und WebDAV.

Häufig gestellte Fragen

• Ist LogicalDOC ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem für Fertigungsunternehmen?
  Ja. LogicalDOC bietet Volltextsuche mit OCR, granulare rollenbasierte Berechtigungen, vollständige Audit-Trails und automatische Versionskontrolle – alles wesentliche Anforderungen für Fertigungsumgebungen, die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und Auditkonformität benötigen. Die Kugler GmbH, ein deutscher Präzisionshersteller mit rund 100 Mitarbeitenden, nutzt LogicalDOC zur Verwaltung von über 6.000 technischen Dokumenten in allen Abteilungen, darunter Qualität, Produktion und Controlling.
• Lässt sich LogicalDOC in Power BI und ERP-Systeme integrieren?
  Ja. LogicalDOC bietet REST-API- und WebDAV-Schnittstellen, die eine direkte Integration mit Power BI, PowerShell-Automatisierung und anderen Business-Intelligence-Tools ermöglichen. Die Kugler GmbH nutzt diese Integration, um automatisch Download-Links für über 6.000 Produktbilder über die API zu erzeugen und sie dynamisch in Power-BI-Berichte zu laden – ein Arbeitsablauf, der auf dem vorherigen Windows-Dateiserver unmöglich war.
• Unterstützt LogicalDOC OCR und Volltextsuche?
  Ja. LogicalDOC verfügt über eine integrierte OCR-Erkennung, die gescannte Dokumente und Bilddateien in vollständig durchsuchbaren Text umwandelt. Die Volltextsuche indiziert alle Dokumententypen, darunter PDF, Word, Excel, OpenOffice, HTML, XML und JPEG, und nutzt dabei sprachspezifische Algorithmen, die über 15 Sprachen unterstützen, darunter Englisch, Deutsch, Italienisch, Französisch, Spanisch, Chinesisch, Japanisch und Koreanisch.
• Wie verwaltet LogicalDOC Dokumentenberechtigungen und Audit-Trails?
  LogicalDOC bietet granulare rollenbasierte Berechtigungen, mit denen Administratoren exakt steuern können, welche Aktionen jeder Benutzer ausführen darf – einschließlich Ansehen, Herunterladen, Bearbeiten, Drucken, Löschen und Versionierung. Jede Dokumenteninteraktion wird mit vollständiger Benutzerzuordnung protokolliert und bildet so einen lückenlosen Audit-Trail. Bei der Kugler GmbH bedeutet dies, dass jede Aktion – bis hin zum Öffnen einer Dokumentenvorschau – einem einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden kann.
• Kann LogicalDOC einen Windows-Dateiserver für das Dokumentenmanagement ersetzen?
  Ja. LogicalDOC entkoppelt die physische Dateispeicherung von der logischen Dokumentenverwaltung, indem es jedem Dokument eine eindeutige, vom System generierte ID zuweist. Dies beseitigt die Beschränkungen der Windows-Pfadlänge, vereinfacht Ordnerstrukturen und ermöglicht zentralen, browserbasierten Zugriff ohne zusätzliche Software. Die Kugler GmbH hat genau diesen Übergang vollzogen, ihren veralteten Windows-Dateiserver vollständig abgelöst und damit Funktionen wie OCR-Suche, API-Automatisierung und sichere externe Freigabe gewonnen, die zuvor nicht möglich waren.
• Welche Bereitstellungsoptionen bietet LogicalDOC?
  LogicalDOC ist verfügbar als On-Premises-Installation für Windows, Linux und macOS, als cloudgehostete Lösung sowie als Docker-Container. Diese Flexibilität erlaubt es Organisationen, das Bereitstellungsmodell zu wählen, das am besten zu ihren Sicherheitsanforderungen und ihrer IT-Infrastruktur passt. Die Kugler GmbH betreibt LogicalDOC On-Premises, um die volle Kontrolle über ihre sensiblen Konstruktions- und Qualitätsdokumentationen zu behalten.