Von der papierlosen zur digitalen Nachhaltigkeit: Die neue Rolle von Dokumentenmanagementsystemen

Viele Jahre lang wurde das Konzept der Nachhaltigkeit im Dokumentenmanagement fast ausschließlich mit der Reduzierung des Papierverbrauchs in Verbindung gebracht. Die Digitalisierung von Dokumenten, die Abschaffung physischer Archive und die Einschränkung des Druckvolumens waren die Hauptziele jeder Dematerialisierungsinitiative.

Die Debatte verlagert sich nun auf eine neue Herausforderung: die digitale Nachhaltigkeit.

Die täglich wachsende Menge an Informationen, die von Unternehmen und Organisationen generiert wird, hat oft unterschätzte Auswirkungen auf die Umwelt. Doppelte Dateien, ungenutzte Daten, überflüssige Archive und überdimensionierte Speichersysteme erfordern immer mehr Rechenressourcen, Speicherkapazität und Strom.

In diesem Zusammenhang entsteht das Konzept des nachhaltigen Informationsmanagements: ein Ansatz, der darauf abzielt, Informationen effizienter, verantwortungsbewusster und nachhaltiger zu verwalten und dabei auch das Potenzial künstlicher Intelligenz zu nutzen.

Von der Entmaterialisierung zur digitalen Nachhaltigkeit

Die digitale Transformation hat es Unternehmen ermöglicht, den Papierverbrauch drastisch zu senken, die Zusammenarbeit zu verbessern und Prozesse zu optimieren.
Die wahllose Digitalisierung hat jedoch ein neues Problem geschaffen: die unkontrollierte Anhäufung von Daten.
Viele Organisationen speichern Dokumente, auf die nie zugegriffen wird, führen mehrere Kopien derselben Dateien und archivieren veraltete Informationen, ohne dass dafür ein tatsächlicher betrieblicher oder regulatorischer Bedarf besteht.
Während in der Vergangenheit das Problem in Papierarchiven lag, die physischen Platz beanspruchten, geht das Risiko heute von digitalen Archiven aus, die Speicherplatz, Rechenleistung und Energie verbrauchen.
Bei der Nachhaltigkeit geht es nicht mehr nur um Papier, sondern um den gesamten Informationslebenszyklus.

Die versteckten Kosten nutzloser Daten

Zahlreichen Branchenanalysen zufolge fällt ein erheblicher Teil der Unternehmensdaten in die Kategorie der sogenannten „Dark Data“: Informationen, die zwar archiviert, aber niemals für betriebliche, entscheidungsrelevante oder Compliance-Zwecke genutzt werden.

Hinzu kommen ROT-Daten (Redundant, Obsolete, Trivial), die aus redundanten, veralteten oder anderweitig wertlosen Daten bestehen.

Obwohl die Kosten pro Einheit für die Speicherung weiter sinken, ist die Verwaltung riesiger Datenmengen nach wie vor mit folgenden Problemen verbunden:

• einen erhöhten Energieverbrauch der Rechenzentren;
•  den Bedarf an größerer Infrastruktur;
• erhöhten Aufwand für Backups und Replikation;
•  höhere Kosten für Datensicherheit und -schutz;
• eine zunehmende Komplexität bei der Informationssuche.

Jedes unnötig gespeicherte Dokument hat Auswirkungen, die sich bei Millionen von Dateien und Tausenden von Organisationen zu einer erheblichen Belastung summieren.

Die Rolle der KI bei der Reduzierung von digitalem Abfall

Künstliche Intelligenz ist nicht automatisch gleichbedeutend mit Nachhaltigkeit. KI-Modelle erfordern erhebliche Rechenressourcen für das Training und den Betrieb. Im Informationsmanagement kann KI
jedoch dazu beitragen, digitalen Abfall zu reduzieren und die Gesamteffizienz von Dokumentensystemen zu verbessern.

Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen gehören:

Automatische Dokumentenklassifizierung

KI kann Dokumentinhalte automatisch identifizieren, Kategorien und Metadaten zuweisen und entsprechende Aufbewahrungsregeln anwenden.
Dies verringert die Anhäufung unorganisierter Informationen und verbessert die Qualität von Archiven.

Erkennung von Duplikaten und veralteten Versionen

Algorithmen können mehrere Kopien desselben Dokuments identifizieren, veraltete Versionen kennzeichnen und die Aufbewahrung einer einzigen offiziellen Version sicherstellen.

Intelligente Aufbewahrung

KI kann die Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien unterstützen, indem sie Dokumente identifiziert, deren Aufbewahrungsfristen gemäß Vorschriften oder Unternehmensverfahren abgelaufen sind.

Verbesserte Dokumentensuche

Eine effektivere Suche verringert die Notwendigkeit, lokale Kopien, persönliche Archive und parallele Ablageorte anzulegen, die das unkontrollierte Datenwachstum weiter anheizen.

Nachhaltiges Informationsmanagement und ESG-Strategien

ESG-Themen (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) spielen in der Unternehmensstrategie eine immer wichtigere Rolle.
In diesem Zusammenhang ist das Dokumentenmanagement nicht nur ein operatives Werkzeug, sondern entwickelt sich zu einem grundlegenden Bestandteil der Informations-Governance.

Ein modernes Dokumentensystem kann durch folgende Maßnahmen zu den ESG-Zielen beitragen:

•  eine bessere Kontrolle über den Dokumentenlebenszyklus;
•  Rückverfolgbarkeit von Aktivitäten und Zugriffen;
•  Unterstützung bei Audits und Compliance-Prüfungen;
•  die strukturierte Verwaltung von Nachhaltigkeits- und Compliance-Dokumentation;
• Reduzierung von Informationsineffizienzen.

Bei der digitalen Nachhaltigkeit geht es nicht nur um den Energieverbrauch, sondern auch um einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit Informationen.

Green IT und Dokumentenmanagement

Green-IT-Initiativen zielen darauf ab, die Umweltauswirkungen der Informationstechnologie zu verringern.

Während der Fokus oft auf Rechenzentren, Servern und der Cloud-Infrastruktur liegt, wirkt sich auch die Art und Weise, wie Informationen erstellt, gespeichert und verwaltet werden, auf die Gesamteffizienz des digitalen Ökosystems aus.

Ein intelligenteres Dokumentenmanagement trägt dazu bei, das unkontrollierte Wachstum der Speicherkapazitäten einzudämmen, Doppelungen und redundante Speicherung zu reduzieren, die Datensicherung und -replikation zu optimieren sowie die Nutzung der verfügbaren IT-Ressourcen zu verbessern.

Mit anderen Worten: Ein verbessertes Informationsmanagement kann indirekt den Bedarf an Infrastruktur und Energieressourcen senken.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme können dank der Integration KI-basierter Funktionen dazu beitragen, Informationsbestände effizienter, nachhaltiger und unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verwalten.

Der Fokus liegt nicht mehr nur auf der Abschaffung von Papier, sondern auf der Verbesserung des gesamten Informationslebenszyklus.

Die Herausforderung der kommenden Jahre wird nicht darin bestehen, mehr zu digitalisieren, sondern das Digitalisierte besser zu verwalten.

Schlussfolgerungen

Digitale Nachhaltigkeit wird zu einer neuen Priorität für Unternehmen und Organisationen. In einer Welt, in der das Datenvolumen weiterhin rasant wächst, ist das strategielose Anhäufen von Informationen nicht nur ein operatives Problem, sondern auch eine Quelle wirtschaftlicher und ökologischer Ineffizienz.

Künstliche Intelligenz kann eine wichtige Rolle bei der Identifizierung nutzloser Daten, der Optimierung von Archiven und der Verbesserung der Informations-Governance spielen. In Kombination mit einer modernen Dokumentenmanagement-Plattform kann sie dazu beitragen, ein Modell für nachhaltiges Informationsmanagement aufzubauen, in dem Effizienz, Compliance und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen.