Lösungen · Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen
LogicalDOC ist eine Dokumentenmanagement-Software, mit der Unternehmen und Organisationen jeder Größe ihre Dokumente in einem einzigen, sicheren System ablegen, organisieren, durchsuchen und teilen. Vom Scannen mit OCR bis zur Freigabe per Workflow durchläuft jedes Dokument einen kontrollierten Weg – Versionen, Berechtigungen und Historie inklusive.
Sie können LogicalDOC auf Ihren eigenen Servern betreiben oder ohne Installation in der Cloud nutzen.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS, bei elektronischen Dokumenten auch EDMS genannt) ist eine Software, mit der Unternehmen ihre Dokumente über den gesamten Lebenszyklus organisieren, speichern, verwalten und wiederfinden – von der Erstellung bis zur Archivierung.
Es ist für digitale Dokumente gedacht, verwaltet aber auch Papierdokumente: Durch Scannen und OCR werden Scans zu digitalen Dokumenten mit durchsuchbarem Text.
Sein Zweck geht über die reine Ablage hinaus: Ein Dokumentenmanagementsystem bringt Struktur in die Informationen.
Das Ergebnis ist eine zentrale, verlässliche Quelle für alle Unternehmensdokumente, auf die berechtigte Benutzer zugreifen können. So gehen weniger Dokumente verloren, Versionen werden nicht mehr verwechselt, Freigaben laufen reibungsloser und Compliance-Risiken sinken.
Video · 1:49
EDMS: Effizientes Dokumentenmanagement für moderne Unternehmen
Die wichtigsten Punkte dieser Seite in knapp zwei Minuten: was ein EDMS leistet, wie es sich von einem CMS unterscheidet, welche Vorteile es bringt und wie Sie die Einführung planen.
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Funktionen einer Dokumentenmanagement-Software
Ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem vereint diese Funktionen.
Erfassung von Dokumenten
Über Scanner mit OCR, damit der Text durchsuchbar wird, aus E-Mail-Postfächern, Office-Anwendungen, Unternehmenssystemen wie ERP oder CRM sowie per direktem Upload durch die Benutzer.
Zentrales Repository
Ein sicherer, einheitlicher Ablageort, der verstreute Netzlaufwerke und lokale Speicher ersetzt.
Metadaten
Jedes Dokument wird mit beschreibenden Informationen (Autor, Datum, Typ, Status, Kunde, Projekt) versehen – über Metadaten und Vorlagen.
Indexierung und Suche
Die Volltextindexierung und die erweiterte Suche finden Dokumente in Sekunden, nach Inhalt oder nach Metadaten.
Versionskontrolle
Die Versionskontrolle bewahrt frühere Versionen auf und verhindert, dass die Arbeit anderer überschrieben wird; der Versionsvergleich erleichtert die Prüfung.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Fein abgestufte Berechtigungen für Ordner und Dokumente, Anbindung an Active Directory/LDAP, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-on (SSO).
Workflows
Der Workflow automatisiert Prüfungen, Freigaben, Verträge und Rechnungen und bringt jedes Dokument zur richtigen Zeit zur richtigen Person.
Audit-Trail
Jede Aktion (Ansehen, Bearbeiten, Herunterladen, Löschen) wird protokolliert – für Nachvollziehbarkeit und Compliance.
Zusammenarbeit
Check-in und Check-out, Anmerkungen, Lesebestätigung und sicheres Teilen per E-Mail oder Download-Ticket.
Records Management und Archivierung
Aufbewahrungsrichtlinien, um Dokumente gemäß gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien aufzubewahren oder zu löschen, sowie langfristige Archivierung.
Integrationen
Add-ins für Outlook und Office, überwachte Ordner (Hot Folders), LogicalDOC Sync und der FTP/FTPS-Connector für den automatischen Dateiaustausch.
Zugriff von überall
Eine Weboberfläche, die in jedem Browser funktioniert, und mobile Apps, um Dokumente auch unterwegs einzusehen, hochzuladen und freizugeben.
Die Rolle der Metadaten im Dokumentenmanagement
Metadaten sind „Daten über Daten“: Informationen, die ein Dokument beschreiben, etwa Kunde, Bestellnummer, Fälligkeitsdatum oder Abteilung. In einem Dokumentenmanagementsystem geben sie Inhalten, die sonst nur Dateien wären, Struktur und Kontext.
Mit einer durchdachten Strategie für Metadaten und Vorlagen, die sich sogar automatisch über Zonen-OCR direkt aus dem Dokument befüllen lassen, wird das Archiv wie eine Datenbank filterbar, sortierbar und abfragbar. Wer ein Dokument sucht, findet es über Stichwort, Datum, Thema oder jedes andere nützliche Merkmal.
| Lieferant | Beispiel-Lieferant GmbH |
|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2026-0001 |
| Datum | 15.10.2026 |
| Status | Freigabe ausstehend |
Dokumentenmanagement und CMS: die Unterschiede
Dokumentenmanagementsysteme und CMS (Content-Management-Systeme) verwalten beide Inhalte, aber mit unterschiedlichen Zielen.
Dokumentenmanagementsystem
Dient dazu, interne Dokumente und Unterlagen des Unternehmens abzulegen, freizugeben und aufzubewahren – mit Funktionen wie Workflows, Versionskontrolle und Aufbewahrungsrichtlinien.
CMS
Dient dazu, Inhalte für Websites, Intranets oder Portale zu erstellen und zu veröffentlichen.
Der übergeordnete Begriff ECM (Enterprise Content Management) umfasst beides, dazu weitere Bereiche wie Web-Content-Management (WCM) und Digital Asset Management (DAM).
LogicalDOC: Dokumentenmanagement, das sich leicht einführen lässt
LogicalDOC eignet sich für große Unternehmen ebenso wie für den Mittelstand und ist eine flexible, kostengünstige Alternative zu großen proprietären Lösungen. Über die Weboberfläche teilen Benutzer Dateien, legen Sicherheitsrollen fest, durchsuchen und prüfen Dokumente und Geschäftsunterlagen – mit jedem Browser, auch in Organisationen mit mehreren Standorten.
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
Dokumente entstehen nicht im luftleeren Raum: Sie haben einen Zweck und durchlaufen die Geschäftsprozesse des Unternehmens. Mit LogicalDOC wird dieser Weg in jeder Phase gesteuert und überwacht.
Erfassung
Dokumente – auch Papierdokumente per Scannen und OCR – werden dank Auto-Naming und Auto-Folding automatisch benannt und im richtigen Ordner abgelegt.
Teamarbeit
Mit Check-in und Check-out überschreibt niemand die Arbeit eines anderen, und mit Anmerkungen lässt sich direkt im Dokument kommentieren.
Freigabe
Workflows leiten jedes Dokument an die Person weiter, die es prüfen muss, und die Lesebestätigung hält fest, wer es gelesen hat.
Überarbeitungen und Versionen
Mit der Versionskontrolle erzeugt jede Änderung eine neue Version – mit vollständiger Historie, wer was wann geändert hat.
So sparen Mitarbeitende Zeit und finden die richtige Information, wenn sie sie brauchen – und das Wissen des Unternehmens liegt in einem sicheren Archiv, das mit der Organisation wächst.
Bereitstellungsmodelle: On-Premise oder Cloud
LogicalDOC passt sich an die Infrastruktur und die Anforderungen jeder Organisation an.
On-Premise
Einzelserver
LogicalDOC wird nativ auf Windows- und Linux-Servern installiert, per Docker auch auf macOS und auf NAS-Systemen wie Synology und QNAP. Eine Datenbank ist integriert, und in der Grundkonfiguration sind keine weiteren Komponenten nötig. Diese Variante bietet maximale Kontrolle, die Infrastruktur wird intern betrieben.
On-Premise · am häufigsten gewählt
Gemeinsamer Server
Für viele Organisationen die beste Lösung: LogicalDOC läuft auf einem zentralen Server, auf den alle Arbeitsplätze zugreifen. Alle Dokumente liegen in einem einzigen, gemeinsamen Repository, und das Unternehmen behält die Kontrolle über den Server.
SaaS
LogicalDOC Cloud
Die Cloud-Variante: LogicalDOC Cloud läuft auf unseren Servern, ohne Installation, ist über den Browser erreichbar und immer online. Sie senkt die Kosten für Wartung und IT-Infrastruktur.
Die Wahl hängt von Budget, IT-Ressourcen, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen sowie dem erwarteten Wachstum ab. Auch hybride Modelle sind möglich. Die technischen Voraussetzungen finden Sie in den Systemanforderungen.
Vorteile des Dokumentenmanagements
Mehr Effizienz
Dokumente in Sekunden gefunden, Prozesse mit Workflows automatisiert, weniger manuelle Arbeit.
Mehr Sicherheit
Kontrollierter Zugriff, Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein geringeres Risiko von Datenverlust oder Datenabfluss.
Einfachere Compliance
Vorschriften wie die DSGVO lassen sich dank Records Management, Aufbewahrungsrichtlinien und Audit-Trail leichter einhalten.
Geringere Kosten
Weniger Platz für Papierarchive, weniger Papier und Druck, weniger Verwaltungsaufwand.
Bessere Zusammenarbeit
Teilen per E-Mail oder Download-Ticket, Check-in und Check-out sowie Anmerkungen.
Geschäftskontinuität
Ein zentrales digitales Archiv lässt sich mit Backups und Speicherung auf mehreren Volumes leichter schützen als Papier oder verstreute Dateien.
So führen Sie ein Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen ein
Ein DMS-Projekt gelingt am besten, wenn es in diesen Schritten geplant wird.
- Bedarfsanalyse: Welche Probleme sollen gelöst werden, welche Funktionen werden benötigt?
- Auswahl der Software: ein System, das zu Anforderungen und Budget passt; mit der kostenlosen Community Edition oder einer Testversion können Sie sofort starten.
- Konfiguration: Ordnerstruktur, Metadatenvorlagen, Workflows und Benutzerrechte.
- Migration der Dokumente: Übernahme des bestehenden Archivs mit dem Import aus Ordnern und dem Export und Import von Archiven.
- Schulung der Benutzer: Die Mitarbeitenden sollten die Vorteile verstehen und das System im Alltag sicher nutzen können.
- Integration: Anbindung an die übrigen Werkzeuge des Unternehmens, angefangen bei den Add-ins für Outlook und Office.
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement
- Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement umfasst die Prozesse und Werkzeuge, mit denen ein Unternehmen seine Dokumente über den gesamten Lebenszyklus erfasst, ablegt, organisiert, durchsucht, teilt und aufbewahrt. In der Regel kommt dafür eine spezielle Software zum Einsatz: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
- Was ist der Unterschied zwischen DMS und EDMS?
Die Begriffe werden meist gleichbedeutend verwendet. EDMS (Electronic Document Management System) betont, dass das System elektronische Dokumente verwaltet – auch solche, die auf Papier entstehen und per Scan und OCR digitalisiert werden.
- Ist LogicalDOC für kleine und mittlere Unternehmen geeignet?
Ja. LogicalDOC lässt sich auf einem einzelnen Server oder einem NAS installieren oder ohne eigene Infrastruktur in der Cloud nutzen. Für den Einstieg gibt es außerdem die kostenlose Community Edition.
- Kann ich LogicalDOC in der Cloud nutzen?
Ja. Mit LogicalDOC Cloud müssen Sie nichts installieren: Ein Browser genügt.
- Auf welchen Systemen lässt sich LogicalDOC installieren?
Nativ auf Windows- und Linux-Servern; per Docker auch auf macOS und auf NAS-Systemen von Synology und QNAP. Details finden Sie in den Systemanforderungen.
- Wie werden Papierdokumente digitalisiert?
- Welche Editionen gibt es?
Community (Open Source), Business und Enterprise sowie den Cloud-Dienst LogicalDOC Cloud. Die Unterschiede zeigt der Produktvergleich.
